Tener ideas geniales no significa estar capacitado para gestionarlas con éxito
Si te pasas el día trabajando, pero tienes la sensación que tu trabajo no avanza y a cada hora que pasa tu lista de tareas aumenta sin parar, entonces tienes que plantearte parar y pensar sobre cómo estás gestionando tu tiempo y tus recursos.
Intentaré mostrar distintos aspectos del entorno laboral para ayudarte en la difícil tarea de administrar el tiempo, tanto el tuyo propio como el de las personas que te rodean, que pueden hacer mucho para mejorar tu rendimiento.
Posiblemente éste sea uno de los puntos más importantes y al cual prestamos menos atención, a pesar de pasarnos un mínimo de 8 horas diarias y 5 días a la semana. Lo primero es crearse un buen ambiente de trabajo y para ello hay que disponer de un mobiliario adecuado para que nuestra postura sea lo más ergonómica posible y evitar malas posturas y acentuar el cansancio.
La luz es el segundo punto importante ya que normalmente estamos rodeados de reflejos y sombras que a lo largo del día puede perjudicar nuestra vista.
Estar bien organizados es el tercer punto interesante ya que lo óptimo es disponer de la información de forma lo más ágil posible, ya se trate del material físico como del virtual, hay que evitar perder el tiempo buscando un dato.
Éstas pueden ser de interminables y clasificables de infinidad de formas, pero las que yo he detectado con mayor frecuencia son:
Teléfono, las llamadas interminables o un volumen excesivo hacen que pierdas el ritmo de trabajo. Hay que evitar que cualquiera pueda llamarte para cualquier cosa y buscar formas alternativas menos intrusivas.
Correo electrónico, es un caso similar al del teléfono aunque te permite responder en otro momento del día. Dedicar un momento concreto del día para revisar los correos, a primera hora de la mañana y a media tarde son las más adecuadas.
Interrupciones, posiblemente te hayas encontrado con ciertas personas que creen que tu único objetivo es estar a su plena disposición y se toman la libertad de interrumpir tu trabajo en cualquier momento obligándote a dejar lo que estés haciendo para atenderlos. Es la forma más intrusiva de interrupción y hay que dejar muy claro desde un inicio que es totalmente inadmisible.
Reuniones, aunque aquí quiero matizar que me refiero a las reuniones ineficaces, pensaréis que todas las reuniones sirven para algo y os daré la razón pero algunas y no las menos comunes sólo sirven para hacer perder el tiempo. Toda reunión debe tener un orden del día y deben estar muy acotados los temas a discutir, para ser más efectivos existe la teoría que el tiempo máximo deben ser 22 minutos.
Tareas triviales, habitualmente hay una serie de tareas banales que deben realizarse pero que no nos aportan valor añadido a nuestro trabajo. Lo ideal sería poder resolverlas de forma automática o bien delegar en personas del equipo que puedan tener mayor disponibilidad de tiempo.
Planificar, es fundamental dedicar un mínimo de 10 minutos para planificar, ¡por escrito!, el día de trabajo, de este modo evitaremos mucho del stress y tensiones que nos provoca el no saber qué ni cuándo hay que hacer las cosas, además una buena planificación nos ofrece una visión más amplia de los proyectos.
Agenda, no sirve apuntar las tareas a realizar y a continuación guardarla en el cajón e improvisar el resto del día. ¡Hay que usarla! aunque al principio nos parezca que perdemos más tiempo en escribirlo, a la larga nos aclara las ideas y nos olvidamos de la tensión de recordarlo todo.
Objetivos y metas, es importante complementar la lista de tareas que debemos realizar con la creación de los objetivos a alcanzar en un período de tiempo relativamente corto, de éste modo nuestras metas quedan claramente definidas y nos podemos concentrar en cómo alcanzarlas. Cada vez que alcancemos un objetivo nos dará la sensación de estar cada vez más cerca de finalizar la tarea. Para conseguir el éxito hay que concentrarse en pocas cosas y no dedicarse a resolver problemas secundarios.
Prioridades, después de tener la lista de tareas y los objetivos a alcanzar sólo nos queda priorizar las tareas para saber qué orden es el más adecuado. Hay que saber diferenciar entre lo importante y lo urgente, a veces cosas muy urgentes no son realmente importantes y dedicamos demasiado tiempo en resolverlas.
Es lógico que nuestro rendimiento sea finito y disminuya a lo largo que pasan las horas, por eso es importante que podamos aprovechar las horas de mayor energía y productividad.
Salvo excepciones la primera hora de la mañana es cuando disponemos de más energía y tenemos las ideas más claras y es entonces cuando debemos asignarnos las tareas más complejas.
Sin embargo por la tarde se produce un descenso drástico de nuestros niveles de concentración y esas horas son ideales para organizar reuniones poco relevantes y/o dedicarse a la planificación del siguiente día.
En cuanto a las tareas una norma básica es la de realizar primero lo más difícil y dividir los grandes trabajos en fragmentos más asequibles (esto va unido al apartado referente a los objetivos y las metas), de éste modo en la parte final del proyecto nos quedarán las tareas más fáciles y mas reducidas.
Otro aspecto que nos puede ayudar a mantener el rendimiento es saber delegar tareas en otras personas del equipo o en los propios usuarios que conozcan mejor el tema y les sea más fácil finalizar la tarea.
Ley de Edwards sobre el Esfuerzo / Tiempo:
Esfuerzo x Tiempo = Constante
Dado un tiempo inicial grande para hacer algo, el esfuerzo inicial será pequeño.
A medida que el tiempo se aproxima a cero, el esfuerzo tiende a infinito.
Corolario: Si no fuera por el último minuto, no se haría nada.